Como ultimamente tenho estado interessado em pequenos ajustes que todos podemos fazer para melhorar as nossas capacidades de comunicação (mesmo que já nos orgulhemos delas), quis falar com a minha colega de trabalho Loryn Cole sobre o assunto.
Loryn é a Analista de Dados do Copyblogger e partilhamos um estilo semelhante no que diz respeito à comunicação.
Alguns podem chamar-lhe excesso de comunicação.
Chamamos-lhe evitar falhas de comunicação. 🙂
Veja aqui a minha conversa com a Loryn sobre comunicação bem sucedida no local de trabalho.
Se gostaria de receber mais respostas de e-mail “You rock!” dos seus colegas de trabalho, clientes ou chefes, veja isto.
P: Que elementos constituem o tipo de e-mails ou notas de projeto que gosta de ler?
Loryn: Tenho tendência para gostar de e-mails e notas de projeto que tenham duas qualidades aparentemente contraditórias: São claros e concisos, mas também abrangentes e extensos.
As boas comunicações de projeto utilizam o mínimo de palavras possível para comunicar o que é importante, mas também se certificam de que cobrem todos os pormenores importantes.
A redação é breve, mas o conteúdo é exaustivo.
Também aprecio quando as pessoas dedicam algum tempo a escrever metas e objectivos para o projeto. Demasiadas vezes, partimos do princípio de que estes objectivos são óbvios para as pessoas envolvidas – e talvez isso seja verdade algumas vezes, mas não o é de todo.
Se não escrever mais nada sobre um projeto, escreva as suas metas, estratégia ou objectivos, porque, se lhe escapou alguma coisa, isto ajudará os seus colegas de equipa a preencher as lacunas e a apropriar-se do projeto.
P: Pode descrever os pormenores que escreveu para garantir que os destinatários gostarão de ler os seus e-mails ou notas de projeto?
Loryn: Não posso dizer com certeza se outras pessoas como ler os meus e-mails… Mas posso dizer que faço o meu melhor para os tornar fáceis de ler. Isso significa usar muita pontuação e formatação em vez de frases completas, e sempre quebrar os parágrafos quando eles ficam maiores do que duas ou três linhas.
Escrever e-mails lembra-me sempre aquela citação de Mark Twain – “Não tive tempo para escrever uma carta curta, por isso escrevi uma longa.”
Esquecemo-nos de que escrever um e-mail ou uma descrição de projeto concisa e útil dá trabalho.
Não pode esperar o seu primeiro rascunho confuso de notas para que faça sentido para a pessoa que tem de executar o projeto.
Abrande, leve o seu tempo, e sinta empatia pela pessoa que terá de agir com base nas suas palavras.
P: Tem um processo para rever a sua comunicação escrita antes de a enviar ou publicar?
Loryn: Não particularmente, mas tento limitar o trabalho que a próxima pessoa terá de fazer, certificando-me de que liga recursos e documentos importantes.
Por exemplo, se faço referência a um documento, ligo-lhe ou, pelo menos, digo-lhe onde o pode encontrar.
E, claro, revejo o que escrevi para ver se está claro, gramatical, legível e completo.
P: Como gere todas as diferentes formas de comunicar no trabalho (e-mail, Skype, Slack, Trello, etc.)?
Loryn: Cada plataforma serve um nicho de comunicação diferente, o que significa que, por vezes, tem de se duplicar.
Por exemplo, quando termino um relatório sobre um dos nossos projectos concluídos, adiciono o relatório ao cartão Trello e, em seguida, envio o relatório à equipa no Slack com um breve resumo.
Faço isto porque o Slack é geralmente um meio melhor para obter interacções mais rápidas – idealmente, quero que as pessoas leiam o relatório (ou pelo menos o resumo) e me façam perguntas sobre ele. Descobri que isto raramente acontece em ferramentas de gestão de projectos como o Trello.
Mas o relatório também precisa de ser colocado no Trello porque é uma parte importante da documentação do nosso projeto. No futuro, se alguém voltar atrás para ver o que fizemos no projeto, quero que tenha o relatório sobre o desempenho dos nossos esforços.
Assim, para gerir as suas plataformas de comunicação, tem de saber como cada plataforma é utilizada e que tipo de informação os seus colegas de equipa esperam encontrar em cada uma delas.
Mesmo que isso signifique que ocasionalmente partilha informação duplicada entre plataformas, é melhor fazê-lo do que não ter a informação onde ela é necessária.
P: Porque é que a falta de comunicação no trabalho é tão frustrante?
Loryn: A comunicação é a força vital do local de trabalho moderno – e isto é ainda mais verdadeiro para empresas remotas como a nossa.
Sem comunicação (que inclui documentação), o trabalho remoto torna-se um jogo circular de “Onde está esse ficheiro?” e “Alguém sabe como fazer isto?” e “Quando é que vamos lançar aquele novo ebook outra vez?”
Temos tendência a pensar na falta de comunicação no trabalho como um caso de mal-entendido, em que duas partes pensam de forma diferente sobre uma tarefa e acabam por criar objectivos finais completamente díspares.
E isso pode acontecer por vezes. Mas, mais frequentemente, o que tenho visto é que a falta de comunicação crónica (e a subcomunicação) assume frequentemente a forma de confusão e desorganização. E, ao longo do tempo, essa desorganização vai minar o sentido de iniciativa dos seus colegas de trabalho.
No início, as pessoas pedem coisas que não conseguem encontrar ou descobrir sozinhas. Mas com o tempo, torna-se cansativo perguntar continuamente onde estão as coisas ou como fazer tarefas básicas, especialmente quando as coisas mudam, e isso faz com que as equipas se sintam desarticuladas e alienadas.
Com uma má comunicação, a sua empresa funciona como se fossem amigos a tentar fazer o jantar numa casa alugada no lago. No final, uma ou duas pessoas acabam por fazer tudo, enquanto as restantes começam um jogo de Cartas Contra a Humanidade.
Para que os seus empregados façam o seu melhor trabalho, o seu escritório deve funcionar mais como uma cozinha profissional, onde todos sabem qual é o seu papel e onde encontrar tudo o que precisam.
P: Em que momento, se é que existe, é que o excesso de comunicação se torna um fardo para todos os envolvidos?
Loryn: O excesso de comunicação pode tornar-se um fardo quando os colegas de equipa não estão na mesma página sobre como utilizar as suas ferramentas de comunicação.
Por exemplo, se um colega de equipa só comunica informações importantes no Slack e usa “@canal” em todas as mensagens, rapidamente se torna irritante e não é útil, e depois alguém tem de traduzi-lo para a ferramenta de gestão de projectos.
As equipas precisam de ter directrizes claras sobre como utilizar as suas ferramentas e que informações devem estar onde.
Mas o excesso de comunicação sobre o tipo errado de informação também pode tornar-se um incómodo.
Demasiada comunicação sobre factos (“Quando vamos lançar isto?” “Que página de destino estamos a utilizar?”) é confusa e frustrante para todos. Este tipo de comunicação excessiva deve ser resolvido através de melhores processos e documentação, em vez de perguntas de ida e volta.
P: Como é que uma melhor comunicação está relacionada com o aumento da produtividade?
Loryn: A resposta fácil a esta pergunta é que bons processos e documentação poupam tempo – se toda a gente souber onde estão as coisas, as pessoas podem fazer o seu trabalho mais rapidamente, como na analogia da cozinha profissional que mencionei anteriormente.
Mas, mais importante ainda, quando todos sabem onde encontrar a informação de que necessitam e como comunicar, os colegas de equipa sentem-se mais responsáveis pelo seu trabalho e a conversa passa de “Onde posso encontrar as coisas?” para “Como podemos fazer melhor?”
Produtividade não se trata apenas de fazer coisas; trata-se de fazer as coisas certas e progredir nos seus objectivos.
Se a sua empresa tiver uma comunicação deficiente, é provável que você e os seus colegas de equipa se sintam sobrecarregados e ocupados. Com uma melhor comunicação, poderá sentir-se menos ocupado e poderá concentrar-se em projectos, iniciativas e questões que melhorem o seu trabalho e a sua empresa.
P: Existe algum truque para evitar o excesso de mensagens de ida e volta?
Loryn: Na minha experiência, os tipos de mensagens de ida e volta que são mais irritantes e desperdiçam tempo são sobre factos (“Onde posso encontrar isto?”) ou aprovações (“Posso fazer isto?”).
Para reduzir estas mensagens, precisa de fazer duas coisas:
- Documente claramente as informações importantes e certifique-se de que todos sabem onde encontrá-las.
- Capacite os seus colegas de equipa para assumirem as suas responsabilidades nos projectos.
Um funcionário que se sinta inseguro quanto ao seu papel na empresa procurará a aprovação de um “superior” para cada pequena tarefa, o que é uma perda de tempo para ambas as partes.
Criar uma cultura de boa comunicação pode ajudar, como já referi. Mas também tem de se certificar de que os empregados sabem que confia neles para fazerem o seu trabalho.
P: O que é que as pessoas podem fazer, a partir de hoje, para comunicar mais eficazmente com os seus colegas de trabalho, clientes ou chefes?
Loryn: Da próxima vez que escrever um e-mail ou o âmbito de um projeto, coloque-se na posição do seu leitor.
- O que é que ele precisa de saber para agir?
- O que é que pode fazer para tornar a informação tão clara e fácil de ler quanto possível?
- Que suposições está a fazer que deveriam ser explicitamente indicadas?
Ao fazer isto, não só escreverá melhores e-mails, propostas, documentação ou pedidos, como também construir relações melhores e mais fortes com as pessoas com quem trabalha.
Para si …
Quais são as suas melhores dicas para comunicar mais eficazmente com os seus colegas de trabalho, clientes ou chefes?
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