Quando não estou a recordar os dias dos catálogos de cartões e das listas telefónicas, estou ocupado a procurar formas de tornar o meu dia de trabalho mais fácil.
Felizmente, para aqueles que são nostálgicos como eu, não tem de abandonar completamente as rotinas da velha escola para se adaptar às marketing de conteúdos contemporâneo mundo.
Atualmente, podemos dar-nos ao luxo de combinar métodos organizacionais clássicos com as mais recentes tecnologias para nos mantermos a par dos nossos horários loucos e levar os nossos negócios online para o próximo nível.
Decidi perguntar a algumas das pessoas mais inteligentes do mundo – a equipa editorial do Copyblogger – quais as ferramentas que mais os ajudam.
Depois de contribuir também com algumas das minhas favoritas, aqui estão dez das ferramentas que usamos todos os dias, tanto novas como antigas, para o ajudar a descobrir ainda mais formas de ser produtivo.
Correio eletrónico eficiente
1. AwayFind
Jerod Morris, VP de Marketing, recebe muito correio eletrónico – tanto correio eletrónico que se quisesse fique na caixa de entrada zero, nunca conseguirá trabalhar.
Verifica e processa os seus e-mails duas vezes por dia, o que lhe dá tempo para se concentrar noutros aspectos importantes do seu trabalho. O único problema com esta estratégia é que não quer ignorar os e-mails urgentes que chegam à sua caixa de entrada enquanto está a fazer outro trabalho.
Entre AwayFind. O serviço pode alertá-lo através de chamada telefónica, texto ou notificação push quando recebe mensagens de emergência de qualquer pessoa que tenha pré-selecionado, bem como quando recebe determinadas palavras-chave nas mensagens (como “ASAP”).
A sua conta AwayFind tem a sua própria caixa de entrada, para que não seja sugado pelo vórtice do correio eletrónico ao responder. E o serviço permite-lhe enviar uma resposta automática a pessoas que não estão na sua lista VIP, para que saibam que lhes responderá durante uma das suas sessões de processamento de correio eletrónico.
O custo começa em $5/mês.
2. Etiquetas, filtros e arquivo do Gmail
Stefanie Flaxman, Directora de Normas Editoriais, não consegue concentrar-se sem uma caixa de entrada organizada, pelo que utiliza os filtros e o arquivo gratuitos do Gmail etiquetas, filtros e arquivo para manter a sua utilização do correio eletrónico eficiente.
O seu processo de correio eletrónico implica a criação de etiquetas para tópicos de correio eletrónico comuns e o arquivamento de mensagens depois de as ter tratado. Assim, se precisar de consultar um determinado e-mail, pode encontrá-lo rapidamente na respectiva etiqueta.
Por exemplo, utiliza a etiqueta “Posts de blogue” para arquivar os e-mails que recebe com textos de posts de blogue programados para serem publicados no Copyblogger. Quando estiver pronta para editar um post numa data posterior, sabe exatamente onde encontrá-lo – na pasta “Publicações do blogue”.
Filtros permitem-lhe etiquetar automaticamente o correio eletrónico que satisfaz determinados critérios, ou mesmo definir mensagens para contornar a sua caixa de entrada e aterrar numa pasta específica. Pode enviar todas as actas das reuniões da direção da organização onde é voluntário para uma pasta específica ou filtrar o correio de ódio de uma pessoa diretamente para o lixo.
3. SaneBox
SaneBox é a minha solução para quando a minha caixa de correio se descontrola.
Por cerca de 7 dólares por mês (mais com vários endereços de correio eletrónico, menos com uma subscrição anual), utiliza um algoritmo para filtrar as mensagens menos importantes para uma pasta chamada SaneLater. O comportamento passado, como quando abre e responde a mensagens, informa o algoritmo, mas pode treiná-lo novamente utilizando as regras que criar.
Adoro a SaneBox para quando estou a viajar, porque me permite analisar rapidamente as mensagens enviadas diretamente para mim e não me preocupar com as newsletters e os e-mails de marketing que se acumulam na minha pasta SaneLater até, bem, mais tarde.
Ferramentas tradicionais
4. Post-its
Uma ferramenta de software sofisticada nem sempre se sobrepõe à caneta e ao papel. Pamela Wilson, Directora de Projectos Especiais, diz que os Post-its são fundamentais para a sua produtividade. Utiliza notas Post-it de quatro por seis polegadas, com linhas (12,99 dólares por um pacote de cinco) para as suas listas de tarefas diárias.
“Se as minhas tarefas não couberem numa dessas páginas, sei que há uma boa hipótese de estar a sobrestimar o que posso realmente fazer num único dia, algo com que sempre me debati”, diz Pamela.
Mesmo que utilize uma ferramenta de gestão de projectos diferente, uma lista de tarefas num post-it pode ajudar a gerir o seu volume de trabalho diário sem perder de vista o panorama geral.
Outro bónus? Pode sentir-se mais satisfeito ao riscar um item de uma lista física do que ao verificar uma tarefa no Basecamp – e pode sempre utilizar software para a gestão de projectos a longo prazo e Post-its para delinear as tarefas de cada dia.
5. Um temporizador de cozinha
Uma ferramenta sem a qual a co-fundadora e Directora de Conteúdos, Sonia Simone, não consegue viver é um temporizador de cozinha, que, segundo ela, a faz sentar-se na sua cadeira de escrita quando tem dificuldade em encontrar as palavras certas.
Obrigar-se a sentar-se e a escrever durante um determinado período de tempo pode ajudá-lo a dar os últimos retoques num artigo que está quase completo, fazer um brainstorming de ideias e tópicos para as próximas publicaçõesou mesmo apenas para tirar ideias da sua cabeça enquanto trabalha num assunto sobre o qual ainda não está preparado para escrever publicamente.
Ou pode experimentar exercícios de escrita cronometrados para fazer fluir a sua criatividade.
Quanto custa? Compre uma por cerca de 7,99 dólares, ou use a que já tem na sua cozinha. Existe um temporizador de meditação que também pode utilizar no seu telemóvel.
6. Moleskines ou outros cadernos com linhas
Por muito elegante e sexy que seja o seu novo MacBook Air, há qualquer coisa nos cadernos normais e antigos com papel pautado. Por vezes, ajudam-no a expressar os seus pensamentos e sentimentos mais facilmente do que escrever num computador portátil.
Stefanie gosta de Moleskines, que utiliza para trabalhar ideias antes de passar para o digital. E está em boa companhia. Cadernos semelhantes foram usados por pessoas como Oscar Wilde e Ernest Hemingway que remonta ao final do século XIX e início do século XX.
Mas se não quiser gastar 12,95 dólares, qualquer caderno com linhas serve. Utilize-o para satisfazer as suas objetivo diário de escrita.
Outro bónus? Pode escrever à vontade num café sem se preocupar em encontrar uma tomada eléctrica.
Escrever e editar
7. Google Docs
Tanto a Pamela como a Sónia são grandes fãs de Google Docs, que utilizam para tudo, desde o planeamento de produtos de empresas comuns ao acompanhamento de resultados e à coautoria de conteúdos Web.
O que é que o Google Docs tem de tão bom? O processador de texto baseado na Web funciona em várias plataformas, pelo que pode ser visualizado por qualquer pessoa, independentemente de estar num Mac ou PC. Também permite que várias pessoas colaborem num documento, criando e editando o trabalho em tempo real.
Utilizei o Google Docs em conferências para manter um registo das ferramentas e dos artigos referidos pelos oradores e partilhei a ligação com outros participantes através do Twitter, utilizando a hashtag do evento. É fácil partilhar a ligação para um ficheiro, pelo que não tem de se preocupar com o envio por correio eletrónico ou com o carregamento para a Dropbox.
Existem várias definições, pelo que pode controlar quem vê um documento e se pode simplesmente visualizá-lo, editá-lo ou comentá-lo. A adição de links e imagens é direta e simples.
Surpreendentemente, é gratuito.
8. Rascunho
Como editor, sou um pouco evangelista de Rascunhoe aqui está o porquê. Quando os redactores me enviam artigos como documentos do Microsoft Word, tenho de utilizar a função Controlar alterações para os editar.
Quando os meus comentários ou perguntas para o escritor são longos, em vez de aparecerem na página, aparecem ao lado do texto em pequenas caixas de comentários, e é muito difícil para os escritores saberem que comentários se referem a que secções do texto.
Se a utilização da funcionalidade Controlar alterações do Microsoft Word lhe der vontade de bater com a cabeça na parede, considere o Draft como alternativa. Esta aplicação com um design fantástico é incrivelmente eficiente para a edição colaborativa.
Se adicionar texto ao documento de outra pessoa, as adições são realçadas a verde. As eliminações são realçadas a cor-de-rosa. O Rascunho apresenta comentários junto à secção de texto adequada, e pode ver várias versões lado a lado.
O redator pode aceitar ou rejeitar alterações e existe uma funcionalidade de controlo de versões, pelo que pode voltar a uma edição anterior, se necessário.
O melhor de tudo é que pode carregar documentos do Draft diretamente para o WordPress, Twitter, LinkedIn, Tumblr e MailChimp.
O Draft pode ser utilizado gratuitamente, mas pode apoiá-lo pagando $3,99/mês (ou $39,99 anualmente). A versão paga tem algumas vantagens adicionais, e a revisão, a que o Draft se refere como “edição”, também está disponível por uma taxa adicional.
Gestão de conteúdos
9. WordPress
O WordPress ajuda-o obviamente ligar-se ao seu público em linhamas o redator-chefe Demian Farnworth também o utiliza como instrumento de escrita.
Gosta de escrever rascunhos diretamente no próprio WordPress, mesmo que tenha de entregar um documento do Microsoft Word. Porquê? Porque isso ajuda-o a codificar o artigo com html. Mais tarde, pode simplesmente copiar e colar o texto codificado em qualquer outro formato de ficheiro.
Também lhe permite rever o seu rascunho numa página Web real para lhe dar uma melhor noção de como será o artigo publicado.
“E agora que o WordPress tem uma escrita sem distracções, está a aproximar-se da simplicidade de outras plataformas como o Medium e o Ghost”, acrescenta Demian.
Preços para um site WordPress auto-hospedado com excelente alojamento pode variar.
10. Plataforma Rainmaker
Muitos de vós já ouvem o podcast do New Rainmaker, apresentado por Brian Clark e Robert Bruce. E muitos de vocês também se inscreveram no Curso de Formação New Rainmaker, que inclui sete lições fundamentais (formatos de áudio e texto), três webinars (com transcrições), lições de acompanhamento e estudos de caso. (O curso de formação de duas semanas é atualmente gratuito por um período limitado).
Como é que o Brian e o Robert gerem facilmente todos estes diferentes componentes do seu sítio Web, de modo a terem tempo para se concentrarem na criação de episódios do seu popular podcast? A Plataforma Rainmaker, naturalmente.
A Rainmaker Platform é uma solução completa e chave-na-mão para os profissionais de marketing de conteúdos e empresários online. Contém as ferramentas para construir um site orientado para conteúdos sem o incómodo de encontrar alojamento, lutar para conseguir um SEO sólido, lidar com a manutenção e realizar actualizações. O Rainmaker trata de todas essas tarefas morosas por si.
Na verdade, pode fazer muito mais com a Plataforma Rainmaker, que também inclui 27 designs diferentes de resposta móvel construídos em HTML5. Experimente por si mesmo este novíssimo motor de vendas e marketing online através do teste gratuito.
Para si …
Quando encontra sistemas que funcionam para si, eles podem ajudar a impulsionar a sua escrita e proporcionar paz de espírito durante o seu dia de trabalho.
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Imagem do Flickr Creative Commons via ntr23.