Em 2009, eu despedi-me do meu trabalho de marketing para me tornar redator freelancer.
Trabalhava em casa todos os dias. Tinha uma lista de espera de clientes e o meu negócio cresceu. A vida era boa.
Com um fluxo constante de projectos para concluir, pensei que estava sob pressão, mas olhando para trás, eu não sabia de nada.
Dez anos e dois filhos depois, sei o que significa ter restrições no meu tempo.
Atualmente, ainda escrevo textos para clientes. Também abro o meu curso de copywriting duas vezes por ano.
Tenho um programa de adesão de coaching privado e sessões individuais regulares. Publico um e-mail diário sobre copywriting e co-apresento um podcast sobre copywriting.
Parece muito, não é? E faço tudo isto com menos de 12 horas de tempo livre para crianças por semana.
Quer esteja a gerir um negócio em torno de compromissos familiares ou queira fazer mais em menos tempo, para talvez (suspiro) não ter de trabalhar tantas horas, este processo vai ajudá-lo a tirar o máximo partido do tempo que tem disponível.
Ugh. Outro post sobre gestão do tempo?
Sim, mas oiça-me.
E se eu lhe dissesse que a gestão do tempo é na verdade o segredo da felicidade?
É verdade. Ou pelo menos, uma má gestão do tempo é um atalho para o inferno.
Quando somos nós que mandamos na forma como gastamos o nosso tempo e lutamos a ocupação pelo prazer de a ter, atingimos os nossos objectivos sem nos esgotarmos.
Terminamos cada dia com um sentimento de realização e uma visão clara do futuro.
Quando não consigo gerir bem o meu tempo, não consigo faço progressos. E não me posso dar ao luxo de não progredir. E quanto a si?
Tudo começa com alguma análise.
#1: Conheça as suas zonas de trabalho
As suas zonas de trabalho são as alturas do dia em que pode ser produtivo.
Não estou a falar de quando é que é mais criativoembora também seja bom saber isso. Refiro-me aos momentos em que se pode sentar e fazer algum trabalho.
Para si, pode ser das 9 às 17 horas, todos os dias da semana. Para outros, como eu, será um pouco menos regular.
Uma das razões pelas quais me tornei redator freelancer foi para ter uma carreira mais favorável à família. Adoro, mas é um desafio constante gerir a minha carga de trabalho – um desafio que me levou a desenvolver este sistema de gestão do tempo.
Para cada dia da semana, sei se tenho cinco horas de tempo calmo graças aos cuidados infantis, duas horas num centro de recreio barulhento ou uma hora repartida em intervalos de 10 minutos.
Nos dias em que tenho cuidados infantis, posso gravar vídeos, planear campanhas, escrever sequências de e-mail de lançamento e conversar com os clientes.
Nos outros dias, tenho pouco tempo para interagir com as minhas comunidades e gerir a minha caixa de entrada.
Quando conhece as suas zonas de trabalho, pode programar as tarefas mais adequadas a cada zona.
#2: Seja claro quanto às suas prioridades
Acho que fácil estar ocupado. Posso ir à minha caixa de correio a qualquer momento e perder algumas horas.
E não me faça começar a falar de redes sociais. Estou a fazer marketing do meu negócio, por isso não faz mal. Não é verdade?
A dura verdade é que muitas das tarefas em que gastamos o nosso tempo não nos fazem ganhar dinheiro nem nos mais perto dos nossos objectivos.
Para me certificar de que consigo realizar algum trabalho produtivo na minha grande segunda-feira sem filhos, dou prioridade ao meu volume de trabalho semanal no domingo.
Considero os meus objectivos semanais e diários e crio uma plano que me prepara para os atingir.
Não preciso de fazer todas as coisas. Só preciso de fazer as coisas importantes.
O que é que vai promover os meus objectivos?
O que é que absolutamente deve ser feito?
O que é que pode esperar?
O que é que não precisa de mim?
Crio as minhas listas diárias antes de ver a minha caixa de correio.
Porque o e-mail é como uma granada para a sua lista bem pensada.
É fácil passar de uma sensação de calma e concentração para uma lista que exige três de si e 37 horas por dia.
Esse tipo de lista de tarefas vai deixá-lo a sentir-se um fracasso, mesmo que não pare de trabalhar para almoçar.
Para cada dia, o meu objetivo é ter uma tarefa que contribua para os meus grandes objectivos, como, por exemplo, trabalhar no produto que quero lançar ainda este ano.
Depois, tenho uma tarefa que precisa de ser concluída muito em breve. Pode ser uma cópia para um cliente ou um evento online que esteja a organizar.
Então, Tenho tarefas que precisam de uma resposta, como mensagens de clientes ou notificações de redes sociais. Normalmente, estas tarefas vêm da minha caixa de entrada.
O meu objetivo é não ter mais do que cinco coisas na minha lista de tarefas para o dia.
E quanto a todas as outras coisas menos importantes?
Coloquei-as numa Outras coisas lista.
Na maior parte das vezes, esqueço-me deles… E nada acontece. Literalmente. O mundo continua a girar. Os clientes continuam a chegar. A vida continua.
Isso é um indício de que, à partida, não mereciam entrar na minha lista.
#3: Crie um mapa do tempo
Agora que tem uma noção clara das suas prioridades (e do que pode esperar), o próximo passo é mapear as suas tarefas com a quantidade de tempo que quer gastar em cada uma.
Eu uso a Técnica Pomodoro para criar o meu mapa de tempo.
O Técnica Pomodoro foi desenvolvida por Francesco Cirillo.
Escolhe uma tarefa que quer realizar e define um temporizador para 25 minutos. Trabalha sem distracções até que o temporizador se desligue, e depois faça um intervalo de cinco minutos.
Simples.
Cada dia tem uma lista de tarefas e um mapa de tempo estimado que corresponde à zona de trabalho para esse dia, menos o desvio (já lá chegarei).
Este processo impede-me de planear mais trabalho do que aquele para que tenho tempo.
É enganadoramente simples, mas este é o coração de uma gestão de tempo mais intencional e a chave para se sentir o chefe do seu trabalho no final de cada dia.
Porque vai sentir-se.
#Nº 4: Utilize o bloqueio de calendário para subir de nível
Eu adoro calendários e tenho alguns.
Tenho o meu calendário familiar e o meu calendário de trabalho, além de um calendário para as várias chamadas de formação que organizo. Tudo é compilado no meu calendário Google.
Cada entrada está codificada por cores para que possa ver instantaneamente se um intervalo de tempo é para trabalho, coaching, um compromisso, podcasting ou diversão. O cor-de-rosa é para diversão, caso esteja a pensar nisso.
Para aumentar a minha produtividade na zona de trabalho, crio entradas de calendário para as minhas tarefas.
A vantagem de fazer isto é que o seu ambiente de trabalho irá lembrá-lo quando for altura de parar de criar slides para a sua apresentação e começar o seu projeto de cliente.
Também o ajuda a ver quando tem tempo disponível, para que não tenha de fazer ginástica mental quando um cliente lhe pergunta se consegue encaixá-lo. (Também pode achar este post útil: O que é um calendário de conteúdo?)
#5: Dê tempo ao tempo
Ser um ninja na forma como gasta o seu tempo permitir-lhe-á obter muito mais feito.
Mas, vou ser sincero: é cansativo.
Afinal de contas, não somos máquinas. Quero tirar o máximo partido do tempo limitado que tenho, mas não quero que o meu o meu cérebro seja uma lama quando terminar o dia.
Fazer pausas ajuda, mas também me permito andar à deriva… dar ao meu cérebro tempo para relaxar, sonhar acordado, fazer as suas próprias coisas. Muitas vezes é aí que a magia acontece.
Planeio a deriva deixando 30 minutos por contar. Posso ficar a olhar pela janela. Fazer a minha décima chávena de chá. Levar o cão a passear para libertar os meus sucos criativos. Ou usar esse tempo para pôr a conversa em dia trabalho que está a demorar mais do que esperava.
É uma zona de perdão quando os dias não correm como planeado. E eles acontecem.
O que é que vai terminar a seguir?
“Só tem direito ao dia de hoje. A sua equipa também. Como é que o vai gastar?” – Seth Godin
Agora que já sabe como tirar muito mais partido do seu tempo disponível, está na altura de decidir qual o próximo grande objetivo a atingir.