Se trabalha com uma equipa ou para clientes, provavelmente gostaria de ter uma melhor comunicação.
Mesmo com o as melhores e mais produtivas equipas e relações com clientes, há sempre coisas que escapam.
Reuniões que deveriam ter sido e-mails, mensagens instantâneas de ida e volta, tarefas há muito atrasadas que são ignoradas e intenções mal entendidas.
Num mundo ideal, todos nós teríamos exatamente a informação certa no momento certo.
Mas mesmo com o nosso arsenal de ferramentas, incluindo correio eletrónico, mensagens instantâneas, plataformas de gestão de projectos e muito mais, parece que nunca conseguimos alcançar esse nirvana da informação.
Já fiz parte de várias equipas com dificuldades de comunicação – algumas remotas, outras presenciais, algumas inerentemente disfuncionais e outras fantásticas – e percebi que a raiz dos problemas de comunicação não tinha nada a ver com ferramentas ou processos.
Era uma questão de mentalidade.
Não pode simplesmente matar todas as ervas daninhas
No final de março, o meu marido e eu comprámos a nossa primeira casa, e uma das minhas coisas favoritas é o belo quintal cheio de bolbos e arbustos em flor.
Depois de nos mudarmos, porém, olhei mais de perto para os nossos canteiros de íris, rododendros e rosas e encontrei… ervas daninhas.
O meu impulso foi arrancá-las todas.
Numa tarde de sábado, enchi metade de um caixote de compostagem com dentes-de-leão, cebolas selvagens, funcho e agrião-da-orelha-do-rato… só para olhar para cima e perceber que não estava nem perto de metade.
Tinha de haver uma forma melhor.
Como um bom proprietário de casa nova, recorri ao Google para obter conselhos sobre cuidados com o relvado e aprendi que o problema não eram realmente as ervas daninhas – era o próprio jardim.
O nosso paisagismo estava demasiado espalhado e todos os canteiros precisavam de ser limpos de novo. Mas o pior de tudo é que a relva tinha drenado os nutrientes do solo.
Mesmo que eu tivesse arrancado todas as ervas daninhas naquela tarde, elas teriam voltado numa semana.
Em vez disso, para manter o meu quintal bonito sem maratonas de arrancamento de ervas daninhas, precisava de atacar os problemas subjacentes e cultivar melhor o ambiente certo para o quintal que queria.
Desta forma, a comunicação no local de trabalho é como um jardim. A comunicação é uma entidade em crescimento e em mudança, quase orgânica por direito próprio, e se não for devidamente estruturada e cuidada, pode ficar fora de controlo.
Já para não falar que alguns tipos de comunicação são úteis e bons, como uma conversa inovadora com um cliente (ou com as minhas lindas íris). Outros, como os constantes e-mails de ida e volta, são mais como ervas daninhas irritantes.
Quando nos propomos a simplificar a comunicação no trabalho, tendemos a começar com uma atitude de “arrancar todas as ervas daninhas”.
É como a cruzada anti-reunião, ou “caixa de entrada zero”. Estes movimentos de “tudo ou nada” ignoram que, por vezes, precisa de uma boa e longa reunião para trabalhar num projeto, e que o e-mail não tem de ser sempre implacavelmente eficiente.
Melhorar a comunicação no trabalho não se trata de a eliminar. Trata-se de aprender a diferença entre dentes-de-leão e narcisos, e cultivar um ambiente onde os seus narcisos floresçam.
Como as nossas ferramentas mudam a forma como pensamos a comunicação
Vivendo numa época em que podemos interagir fácil e instantaneamente com membros da equipa do outro lado do mundo, é fácil esquecer como a comunicação costumava ser difícil.
Há algumas décadas, os escritórios funcionavam com papel e faxes, memorandos e salas de correio, e até com complexos sistemas de tubos pneumáticos.
Empregávamos pessoas para arquivar e dactilografar e, se precisássemos de fazer chegar rapidamente um contrato importante a um cliente do outro lado da cidade, pagávamos a um estafeta para o levar.
Comparada com a Internet, essa logística outrora rotineira parece complicada – e exaustiva.
Mas por muito rápido ou barato que seja transportar informação de um sítio para outro, o ato de comunicar bem tem sido, e será sempre, trabalho.
De um modo geral, não sou de culpar cegamente a Internet pelos males da sociedade. Mas parece-me que, como a comunicação se tornou tão fácil e sem restrições, talvez nos tenhamos tornado um pouco preguiçosos.
Se só tem 50 caracteres para transmitir uma mensagem importante num telegrama, use-os bem. Se tiver de dactilografar um memorando, fazer 30 cópias e distribuí-lo à mão pela sua equipa, certifique-se de que esse memorando tem a informação certa.
Não estou a dizer que todos os que escreveram um memorando ou telegrama o fizeram de forma cuidadosa e perfeita. Mas quando temos tantas opções de ferramentas e plataformas para nos ajudar a comunicaré fácil culpá-las pelos nossos maus hábitos de comunicação.
Quando, na verdade, o problema é:
Não estamos a fazer o trabalho de pensar na informação e na razão pela qual a estamos a partilhar, colocando-nos no lugar da pessoa que precisa dela.
As ferramentas, plataformas e processos que utilizamos para comunicar são apenas a estrutura. No nosso jardim analogia, seriam o paisagismo, o plano para as plantas que vai plantar onde.
Um paisagismo inteligente é, sem dúvida, parte de uma estratégia de prevenção de ervas daninhas, mas o paisagismo, por si só, não pode corrigir as más condições.
Os fetos plantados a demasiado sol murcham, as rosas sem drenagem apodrecem, a relva sem nutrientes morre e os dentes-de-leão tomam conta.
Da mesma forma, se a sua equipa não der o seu gestão de projectos Se não conseguirmos dar às ferramentas e aos processos o cuidado, a atenção e a energia de que necessitam, proliferará no seu lugar uma comunicação incómoda e infestante.
Aprenda a cultivar uma boa comunicação
Se a sua equipa tem dificuldades com a comunicação e a gestão de projectos, talvez seja altura de reconsiderar a sua mentalidade.
Pergunte a si próprio:
Estamos a criar as condições adequadas para uma boa comunicação?
A solução será diferente para cada equipa, mas é importante lembrar que a comunicação produtiva e útil nem sempre acontece naturalmente.
Se quer reduzir a comunicação que desperdiça tempo e fazer sobressair o melhor da sua equipa, primeiro tem de criar o ambiente certo para que a boa comunicação floresça.