Nem sempre é fácil arranjar tempo para a criatividade, mas quando cobre pelo trabalho criativo, tempo é igual a dinheiro. Então, como é que arranja mais tempo para fazer um trabalho criativo bem pago todos os dias?
Se é um empresário de uma só pessoa contar histórias mostre que trabalhar de forma inteligente é crucial. O meu negócio é ajudá-lo a ganhar mais dinheiro com o seu o seu negócio.
Quem me conhece sabe que sou um pouco obcecado por sistemas, processos e otimização de todas as coisas.
Neste artigo, vou deixar voar a minha bandeira de otimização.
Vamos começar com WHOAA.
O efeito WHOAA: O que acontece quando automatiza o seu dia
Configurar automações e otimizar processos não é… nada sexy.
É um trabalho árduo. Quando elaboro um documento de Procedimento Operacional Padrão, por exemplo, tenho que praticamente me pregar ao meu assento só para o conseguir fazer. (Mais sobre isso mais tarde.)
Como disse meu amigo Ricardo Bueno, da Siga o Chefe diz: “Concentre-se em fazer um trabalho de $1.000/hora e encontre uma forma de automatizar, delegar ou eliminar o resto.”
É aí que entra o WHOAA.
WHOAA significa Trabalhe duro uma vez e automatize.
Quer aumentar o seu rendimento?
Afaste-se do seu negócio e repare nos processos subjacentes que o fazem avançar.
Essa é a sua principal tarefa como proprietário de uma empresa – reconhecer como ganha dinheiro e otimizar o processo.
Veja como se entusiasmar com a otimização:
- Trabalhe duro: Descubra a melhor forma de realizar as suas tarefas repetitivas.
- Uma vez: Dedique uma sessão de trabalho a documentar o seu processo passo-a-passo.
- Automatize: Repita o processo utilizando ferramentas sem tecnologia, de baixa tecnologia ou de alta tecnologia.
Se automatizar e otimizar o seu dia a dia parece assustador, deixe essa preocupação de lado. Neste artigo, partilho 14 formas de otimizar. Vão desde “sem tecnologia” a “alta tecnologia”, por isso há aqui algo para todos, à medida que vai aprendendo como criar produtos digitais.
Está pronto para ganhar mais dinheiro com o WHOAA?
Optimizações “low-hanging-fruit” sem tecnologia
Algumas das melhores optimizações para criar tempo criativo são simples mudanças de hábitos.
Precisa de tecnologia:
- O seu cérebro
- Papel e lápis ou calendário digital
- Disponibilidade para experimentar coisas novas
Comece aqui:
1. Automatize o seu horário
Repare nas alturas do dia em que é mais produtivo e utilize-as para fazer o seu trabalho de maior valor. Não utilize essas horas para reuniões, compromissos ou recados. Bloqueie-as permanentemente para poder contar sempre com elas.
Exemplo: Não participo em reuniões de manhã. É a minha hora de maior criatividade, por isso guardo-a para os meus projectos lucrativos.
2. Automatize as suas decisões diárias
Pode utilizar parte do seu fim de semana para decidir antecipadamente o que vai vestir, comer ou fazer na semana seguinte?
Dê um exemplo: A minha semana é uma mistura de dias “na câmara” e dias de “trabalho de secretária”. No domingo à noite, vou ao meu armário e dedico alguns minutos a tirar o que vou usar nos dias de “câmara” e nos dias confortáveis de “não-câmara”. Alinho as cinco peças numa secção do meu armário. Isto faz com que seja super rápido vestir-me de manhã.
3. Automatize o seu tempo de escrita
A melhor maneira de aperfeiçoar o seu ofício é fazê-lo – muito. Picasso sabia isso. Se é um escritor, reserve tempo para escrever todos os dias.
Depois, certifique-se de que publica os seus rascunhos finais de forma consistente. (Se tiver problemas com isto, consulte: O que é um calendário de conteúdo?)
Exemplo: Utilizo a interface actualizada em 750words.com, que lança confetes na página quando atinge a sua contagem diária de 750 palavras.
4. Automatize a sua alimentação
Não desperdice o precioso espaço do seu cérebro a pensar no que vai comer. Pense com antecedência e tenha comida à mão para poder parar facilmente e reabastecer. Pode até comer a mesma comida todos os dias com pequenas alterações para manter as coisas frescas.
Exemplo: É verão nos EUA, por isso faço uma grande salada e como-a ao almoço durante alguns dias, modificando-a com feijões, nozes ou vegetais para que nunca seja aborrecida.
5. Automatize as suas pausas
Sem paragens sessões de criação de conteúdos não produzem o seu melhor trabalho. Faça pausas no seu dia para poder cuidar da sua saúde física e mental.
Dê um exemplo: As manhãs são fundamentais para mim, por isso acordo e trabalho de pijama até cerca das 11:00 da manhã. É nessa altura que paro, tomo um duche, visto-me e preparo-me para as reuniões da tarde.
6. Abrace os SOPs
Sempre que der por si a fazer uma tarefa repetitiva, tome nota para a documentar com um SOP – Standard Operating Procedure (Procedimento Operacional Padrão). Processos bem documentados permitem-lhe escalar facilmente o seu negócio.
Exemplo: O meu próprio negócio passou de ser apenas eu – para ser eu e três membros de uma equipa fantástica. Temos documentação para as tarefas que fazemos repetidamente. Se um membro da equipa mudar de emprego, é fácil para mim pôr uma nova pessoa ao corrente da situação, porque temos documentação sobre a forma como ela vai fazer o seu trabalho.
Optimizações de baixa tecnologia para “tornar a vida mais fácil
As optimizações abaixo são mais complexas do que as que acabámos de abordar. São ainda assim de baixa tecnologia – provavelmente já tem toda a tecnologia de que precisa à mão neste momento.
Tecnologia necessária:
- O seu cérebro
- O seu computador
- Disponibilidade para experimentar coisas novas
Comece aqui:
7. Configure as regras da caixa de entrada
Quer utilize o Gmail, o Outlook, o Mail ou outro, aproveite o poder das regras da caixa de entrada para se poder concentrar nas mensagens que interessam – e tratar das outras quando tiver tempo.
Exemplo: Os e-mails urgentes são entregues na minha caixa de entrada. As mensagens menos urgentes, que podem ser lidas quando tiver tempo livre, vão para uma pasta “Ler mais tarde”.
8. Escreva uma sequência de correio eletrónico
Se estiver a utilizar um software de correio eletrónico como o ConvertKitescreva previamente uma sequência de e-mails para novos subscritores. Comece com um um fantástico e-mail de boas-vindas.
Exemplo: Os meus novos subscritores recebem uma longa sequência de e-mails que destacam o meu melhor conteúdo e mencionam os meus produtos e serviços. As mensagens são enviadas uma vez por semana e mantêm-se durante cerca de seis meses.
9. Crie posts sociais em lote e programe-os
Se utiliza as redes sociais, não deixe que elas o impeçam de reservar tempo para a criatividade. Pense com antecedência nos temas que pretende abordar e, em seguida, crie um lote de conteúdos para um mês num dia ou dois.
Exemplo: Temos o conteúdo social de um mês planeado e escrito até meados do mês anterior.
10. Escreva previamente os e-mails dos seus clientes
Se presta serviços a clientes, invista tempo a escrever uma versão única e “perfeita” das mensagens de correio eletrónico padrão que envia. Estes podem ser emails de divulgação, estimativas de projectos e contratos ou outros acordos vinculativos.
Exemplo: Durante anos, utilizei o mesmo e-mail “eis como trabalho” com potenciais clientes, mudando apenas o nome no topo e alguns pormenores específicos do cliente. Funcionava às mil maravilhas!
11. Crie pastas para projectos
A maioria dos projectos tem um processo pelo qual se move. A escrita pessoal O seu projeto pode ter uma fase de investigação ou de esboço, um primeiro rascunho, uma fase de edição e uma fase final. Observe o seu processo e crie pastas que o imitem – isto ajudará a manter o seu disco rígido e a sua cabeça organizada.
Dê um exemplo: Neste momento, estamos concentrados na criação de vídeos e temos pastas configuradas para refletir o nosso processo de vídeo.
Optimizações “complicadas mas que valem a pena” de alta tecnologia
Está pronto para subir um nível ou três? Traga o software! Utilize o poder de automatização incorporado no seu software atual. Explore as automatizações baseadas em API que ligam o seu software e serviços comuns.
Tecnologia necessária:
- O seu cérebro
- Soluções de software baseadas em API
- Vontade de experimentar coisas novas
Comece por aqui:
12. Planeie as suas tarefas com software
Existem muitas opções, desde o Asana, ao Monday, ao Notion e ao Trello. Procure um software que lhe permita reservar tempo para a criatividade, definindo prazos e atribuição de tarefas.
Exemplo: A minha equipa e eu utilizamos a Asana para gerir os nossos projectos, controlar o que é necessário e quando, e organizar os nossos materiais.
13. Segmente a sua lista de correio eletrónico e configure automatizações
O poder do marketing por correio eletrónico acontece quando as pessoas recebem e-mails que são direccionados para os seus interesses e necessidades. Utilize a automatização incorporada para que isto aconteça.
Exemplo: As pessoas que tomam o meu Questionário do Focus Finder receba e-mails com dicas personalizadas e ligações para soluções pagas que o ajudarão na fase de negócio em que se encontra atualmente.
14. Crie automatizações baseadas em API
Automatize as suas optimizações com serviços como o IFTTT.com (três automações gratuitas) ou o Zapier.com (cinco automações gratuitas). Estes serviços utilizam motores de API para ligar software e serviços comuns. As possibilidades são quase infinitas!
Exemplo: Quando alguém se candidata ao meu programa Offer Accelerator, as suas informações de candidatura são enviadas para o Airtable, sou notificado no Slack e os seus dados são adicionados à minha conta ConvertKit, para onde é enviado um e-mail a informá-lo de que estamos a analisar a sua candidatura.
Os negócios não precisam de parecer que está a empurrar uma pedra para cima de uma colina.
Em vez disso, pense nisso como um dominó – um ligeiro empurrão numa das pontas é tudo o que precisa para fazer avançar as coisas.
Optimize e automatize as suas tarefas para criar tempo criativo… e esteja preparado para dizer “UAU!”