Assim que entrei na sala, pude sentir a energia do público. Havia um zumbido palpável de antecipação e excitação no ar.
Estávamos todos à espera de Seth Godin para dar a palestra de abertura no primeiro evento ao vivo da Copyblogger Media, Authority Intensive.
Todos estavam entusiasmados com Seth, mas como membros da comunidade Copyblogger, também estávamos completamente encantados por estarmos juntos, pessoalmente, todos numa sala.
Parecia que estávamos no meio de uma enorme reunião familiar de pessoas com quem queríamos muito estar. Pessoas com quem realmente como.
Eventos ao vivo. Não há nada como eles.
Reunir pessoas pessoalmente pode ser uma experiência extraordinária – especialmente hoje em dia, quando tantas das nossas conversas acontecem online.
Os eventos em direto aproximam as comunidades de uma forma que simplesmente não pode acontecer no mundo virtual.
Portanto, se pretende adicionar eventos presenciais ao seu repertório de negócios, como pode fazê-lo de uma forma divertida, rentável e verdadeiramente útil para o seu público?
Aqui estão oito dicas práticas para o ajudar a realizar os seus próprios eventos presenciais – pequenos ou grandes.
Passo #1: Incorpore os eventos ao vivo no seu modelo de negócio
Antes de começar a planear o seu evento, certifique-se de que sabe como uma experiência ao vivo e presencial pode encaixar no seu modelo de negócio atual.
Tem de decidir como um evento ao vivo pode complementar o seu trabalho atual.
Uma conferência ajudará o seu público a criar redes e a estabelecer contactos entre si? Pretende ganhar dinheiro com o evento, cobrando bilhetes ou vendendo a partir do palco?
É importante definir objectivos claros para o seu evento logo na primeira fase do processo de planeamento, porque isso facilita muito a tomada de decisões subsequentes. Os objectivos do seu evento influenciarão a dimensão do evento, o tempo de planeamento e a escolha dos oradores.
Etapa #2: Determine o tamanho do seu evento
De seguida, decida a dimensão do evento.
Quando imagina o seu evento, imagina um grande evento com muitos oradores? Ou vê um workshop íntimo, com um pequeno grupo de pessoas a fazer exercícios interactivos e práticos?
Confie no seu instinto. Conhece o seu público melhor do que ninguém e terá uma boa noção do que funcionará para ele.
Katie de Mamã do bem-estar e Meios de comunicação social de bem-estar organiza pequenas mesas redondas de discussão para os membros da sua comunidade. Limita o número de inscrições para cada evento a menos de 50 pessoas.
Também é clara quanto aos objectivos do seu evento. Ela ajuda os participantes a resolver seus problemas mais urgentes com blogs e a multiplicar seus negócios por dez no prazo de um ano.
Megan Cain, que dirige uma empresa chamada O jardineiro criativo de vegetaistambém se especializa na organização de pequenas aulas e workshops. O seu conselho para a realização de eventos ao vivo é:
Comece com pouco! O seu primeiro passo pode ser uma aula, um workshop ou um encontro para os leitores do blogue. Gosto de fazer parcerias com outras organizações que ajudem a promover as minhas aulas e que tratem das inscrições por mim. Dou aulas na minha cooperativa alimentar local e no jardim botânico, e ambos têm boletins informativos que são enviados a milhares de pessoas.
Passo #3: Comece a planear com a maior antecedência possível
Os locais e os fornecedores de refeições esgotam rapidamente, por isso comece a planear com antecedência – especialmente para eventos maiores.
Jessica Commins, vice-presidente executiva de operações da Copyblogger Media (e uma das principais organizadoras de eventos do Authority Intensive 2014 e do Authority Rainmaker 2015) diz:
Comece cedo e mantenha-se flexível. Para eventos mais pequenos, é provável que consiga safar-se com alguns meses de antecedência. No entanto, se reservar mais do que alguns oradores e planear oferecer mais de 50 bilhetes, recomendo vivamente que escolha uma data com pelo menos seis meses de antecedência em relação ao seu primeiro dia de planeamento.
Também precisa de avisar o seu público com bastante antecedência. Para grandes eventos, pode querer enviar um anúncio de “guardar a data” com um ano de antecedência.
Passo #4: Seleccione cuidadosamente os seus oradores
A escolha dos oradores é uma parte importante da organização de eventos bem sucedidos, e tem uma vasta gama de potenciais escolhas.
Precisa de receber oradores de renome? Ou o seu público espera que seja você a apresentar pessoalmente a maior parte do conteúdo?
Se vai contratar oradores externos, pense nos objectivos do seu evento e nas expectativas do seu público e, em seguida, desenvolva os seus critérios de seleção de oradores.
Brian Clark, fundador e diretor executivo da Copyblogger Media, que selecciona os oradores para as conferências Authority, tem dois requisitos. Todos os oradores têm de:
- Saber do que estão a falar, porque demonstraram publicamente os seus conhecimentos e experiência.
- Ser capaz de ensinar efetivamente aos outros o que sabe e faz.
Brian diz:
Com estes critérios, conseguimos selecionar as melhores autoridades que existem. Algumas são bem conhecidas e outras são jóias escondidas que seguimos pessoalmente porque sabemos que elas cumprem o que dizem.
Quando tiver os seus critérios para os oradores, está pronto para começar a sua pesquisa. Considere estas fontes de oradores:
- Autores dos seus livros ou blogues favoritos
- Associações de oradores
- Oradores noutros eventos
- Celebridades ou especialistas no seu sector
Passo #5: Crie um plano para atrair participantes
Tem de desenvolver um plano para promover o seu evento, especialmente se estiver a organizar uma grande conferência.
Treinador de negócios Tommi Wolfe, que organiza todos os anos várias conferências de média a grande dimensão, afirma
Não subestime o trabalho necessário para preencher os seus eventos. Há competências e conhecimentos envolvidos, e é muito competitivo.
Comece a promover o seu evento o mais cedo possível e elabore um plano que inclua marketing por correio eletrónico, blogues convidados, campanhas nas redes sociais e, eventualmente, até publicidade paga.
Certifique-se também de que estabelece expectativas realistas. Se tiver um público pequeno, pode ser difícil encher uma sala grande. Pode querer começar com um evento mais pequeno e ir crescendo a partir daí.
Passo #6: Delegue tarefas a outros
Quando está a organizar um evento ao vivo – especialmente um grande – haverá tarefas que precisam de ser feitas e que não pode (ou não quer) fazer.
Se puder pagar, contrate assistência. Há imensos profissionais que ajudam a organizar eventos ao vivo – planeadores de eventos, pessoal temporário para ajudar com as inscrições ou até mesmo negociadores de contratos de eventos.
Planeie obter a ajuda de que necessita para manter a sua sanidade mental e para que tudo corra bem durante o seu evento.
Passo #7: Pense em vender durante ou após o evento
Quando estabeleceu os objectivos do seu evento, decidiu que queria ganhar algum dinheiro com o evento? Se sim, talvez possa fazer uma oferta aos participantes do seu evento.
Pode fazê-lo:
- Ofereça um upsell aos participantes, como um programa de mastermind ou de coaching de grupo.
- Venda um pequeno curso online que seja um “próximo passo” lógico para os participantes.
- Venda bilhetes para o seu próximo evento ao vivo.
Se planeia realizar uma conferência anual, pode pré-vender bilhetes para o evento do próximo ano no seu último dia. Se fez um bom trabalho e as pessoas adoraram a sua conferência, os seus participantes pagarão de bom grado para garantir um bilhete para o próximo ano.
Passo #8: Aprenda com os seus erros
Obtenha feedback dos seus participantes no final do evento. Pode distribuir um simples formulário de avaliação a todos os participantes ou utilizar um inquérito em linha ferramenta como o SurveyMonkey.
Obterá informações valiosas do feedback dos seus participantes – o que funcionou, o que não funcionou, quais os oradores que foram um sucesso e quais os que foram um fracasso.
Também deve examinar os objectivos iniciais do evento e verificar se os alcançou. Depois, decida se quer planear outro workshop, reunião ou conferência presencial.
Comece hoje mesmo a planear o seu próprio evento presencial
Como um profissional de marketing de conteúdos inteligente, sabe como fazer crescer a sua comunidade online e ouvir as suas necessidades. Por isso, se ouviu dizer que o seu público quer participar num evento presencial (e pensa que organizar um evento pode beneficiar potencialmente a sua empresa), comece a planear e a fazer um brainstorming de ideias.
Há muitas formas de encaixar os eventos nos seus objectivos comerciais e proporcionar uma inspiração fantástica, oportunidades de criação de parcerias e outros serviços aos seus participantes. Pode ser a melhor coisa que alguma vez fez pela sua comunidade e pela sua empresa.
Comece hoje mesmo. A sua ovação de pé está à espera.
Como é que vai incorporar um evento ao vivo e presencial no seu modelo de negócio?
Partilhe as suas experiências de participação ou organização de eventos no LinkedIn …
E esperamos vê-lo este ano em Autoridade Rainmaker em Denver, Colorado, de 13 a 15 de maio de 2015!