Eu tinha um ritmo.
Eu tinha uma rotina.
Na maioria dos dias, até tinha tempo suficiente.
Nalguns dias magníficos, tive mais do que tempo suficiente. (Não, a sério. Foi glorioso.)
Mas depois nasceu a minha filha. Eventualmente, a minha mulher voltou a trabalhar. E, para nosso desgosto, não surgiram opções aceitáveis de creches ou amas.
De repente, passei a ser o cuidador a tempo inteiro da minha filha durante o dia, enquanto continuava a trabalhar a tempo inteiro a partir de casa, Vice-Presidente de Marketing emprego.
Ah, e para terminar, quando a mamã já não estava por perto para fazer a sua magia da sesta, a minha filha decidiu que já não dormiria a sesta no berço. Não, só lhe restavam os passeios de carrinho de bebé de mais de uma hora lá fora, no calor do verão do Texas. Sim …
Então, o que acontece quando a sua agenda diária meticulosamente elaborada é desfeita em pedacinhos por uma série de circunstâncias (embora muito engraçadas) que não planeou totalmente?
Bem, pelo menos na minha experiência, aprende algumas lições importantes muito rapidamente se quiser ter alguma esperança de sobreviver.
Mas uma nota rápida antes de chegarmos a essas lições …
Aqui está o pequeno segredo sujo deste post
Não cometa o erro de pensar que o resto deste post só se aplica a si se for um novo pai. Ou está a passar por alguma outra transição de vida maluca. Ou se você é geralmente uma bagunça desorganizada.
- Nem sempre é possível planear exatamente quando a vida lhe vai atirar um monte de bolas curvas seguidas. Mas prometo-lhe que ter as sete chaves que explico abaixo no fundo da sua mente vai ajudá-lo a estar um pouco melhor preparado se (more like quando) isso acontecer.
- Na verdade, nem precisa de esperar que a vida fique louca para seguir os conselhos abaixo, porque a maior parte deles se aplica geralmente à produtividade. Quero dizer, existe alguma altura na sua vida em que estabelecer prioridades e concentrar-se vai ser contraproducentes? Não.
Então, continue a ler.
Se a sua situação de vida atual o faz sentir como uma galinha com a cabeça cortada, tenho um plano que o ajudará a recuperar um pouco de sanidade. (Certamente ajudou-me a mim).
E se a sua situação de vida atual é Downy soft, cada chave que ler abaixo irá ainda servem como um lembrete útil de como se pode tornar ainda mais produtivo… e de como se ajustar e reagir no futuro, caso ocorra um grande abalo.
Muito bem, passemos agora às lições, que organizei em sete chaves para navegar com sucesso nestas águas potencialmente agitadas da mudança de horários.
Bolas! Acabei de ver a minha filha a mudar de posição no seu berço. Não temos muito tempo …
1. Comunique-se
Quando me apercebi que o meu horário de trabalho pessoal ia mudar drasticamente, sabia que isso iria alterar o que estaria disponível para fazer.
Por exemplo, nos últimos 18 meses, organizei muitos webinars, muitas vezes duas sessões por semana. Mas como é que eu ia encontrar blocos fiáveis de 90 minutos durante o horário normal de expediente para me concentrar num webinar com um bebé a gatinhar?
Isto levou a várias conversas – com os meus superiores e com outras pessoas cujas funções seriam afectadas devido à minha incapacidade de organizar webinars.
Conversas como estas podem, por vezes, ser difíceis de iniciar, porque nunca gostamos de admitir que já não podemos fazer algo que nos foi pedido para fazer. Mas é muito melhor tê-las de imediato, para que possam ser elaborados novos planos, em vez de esperar e depois obrigar toda a gente a mexer-se.
Felizmente, os meus receios foram rapidamente dissipados.
Os meus superiores compreenderam e estavam dispostos a trabalhar com o meu novo horário louco, e colegas de equipa notáveis como Chris Garrett e Will DeWitt estavam dispostos a assumir as funções de planeamento, organização e acolhimento do webinar na minha ausência.
Esta lição aplica-se a si se for uma empresa de uma só pessoa, por exemplo, uma empresa individual? empresário digital? Com certeza.
Mas, no seu caso, pode estar a comunicar com o seu público em vez de com uma equipa de trabalho. Se a sua rotina diária for alterada ao ponto de o seu agenda de conteúdos vai mudar, comunique isso ao seu público.
As expectativas são tudo. Defina as expectativas correctas para que as pessoas saibam o que esperar e para que tenha a possibilidade de as exceder. Lembre-se: é sempre melhor prometer menos e entregar mais, em vez do inverso.
2. Estabeleça prioridades
Depois de ter comunicado com as partes afectadas, é altura de se sentar e fazer uma comunicação honesta consigo próprio.
Porque se vai fazer a transição do que parecia ser um oceano ininterrupto de tempo para o que agora vai parecer umas pequenas poças de tempo dispersas, precisa de ter a certeza de que está a maximizar essas poças!
Isso significa que a definição de prioridades é fundamental.
O que é essencial para si fazer… e o que não é?
Uma forma de o fazer é organizar as suas responsabilidades em quatro quadrantes:
- Urgente e importante
- Não urgente e importante
- Urgente e sem importância
- Não urgente e sem importância
Certifique-se de que sabe o que é urgente e importante, para que não passe despercebido.
Além disso, certifique-se de que arranja tempo para as actividades não urgentes mas importantes, que são fáceis de adiar perante a falta de tempo.
E, depois, consiga identificar as coisas urgentes mas sem importância, bem como as coisas não urgentes e sem importância, para que possa dar prioridade ao que é simplesmente posto de lado e ignorado.
Não pode fazer tudo, mas pode certificar-se de que faz o que é mais importante.
A conclusão é que, se tiver menos tempo, tem menos margem de erro em termos do que é feito e do que não é, porque, provavelmente, não conseguirá fazer o mesmo volume de coisas.
Entrar em modo de hiper-priorização obriga-o a clarificar o que é importante e o que não é. E a sabedoria que ganhará ao fazer isto pode ser aplicada quando a sua agenda voltar ao normal, o que pode levar o seu planeamento e produtividade para níveis de super-heróis.
3. Decida
A próxima chave é pegar no que aprendeu com a definição de prioridades e decidir o que vai fazer fazer, delegar e dispensar.
Muitas vezes, pode ser a maior chave para garantir que tudo em que está envolvido continua a funcionar como se a sua agenda nunca tivesse mudado.
Voltemos aos quatro quadrantes de urgência e importância acima e vejamo-los através do prisma do que deve fazer, delegar ou descartar.
- Urgente e Importante: Delegue quando tiver alguém capaz de o fazer, caso contrário, faça-o você mesmo.
- Não urgente e importante: Faça isto você mesmo. É provável que a sua capacidade de se destacar nestas actividades seja o que o coloca na posição em que está e o que pode criar o maior valor a longo prazo para si e para a sua empresa.
- Urgente e sem importância: Delegue em alguém capaz de o fazer (especialmente se essa pessoa puder aprender alguma coisa com a experiência), ou considere a hipótese de o dispensar completamente.
- Não urgente e sem importância: Ignore. Não tem tempo para estas coisas!
Agora deixe-me fazer uma advertência importante …
A explosão do seu horário pessoal não é uma licença para delegar (ou dispensar) tudo. Por isso, não sobrecarregue os membros da sua equipa enviando-lhes uma avalanche de trabalho novo. Tente ser estratégico.
A delegação é uma oportunidade para poupar o seu tempo e uma oportunidade para dar às pessoas mais verdes ou mais recentes do que você alguma experiência valiosa.
Sempre que possível, tente fazer coincidir o que delega com o que irá incentivar o crescimento da pessoa ou pessoas em quem está a delegar. E não se esqueça de colocar as novas tarefas desta forma quando as explicar.
Como eu próprio passei por este processo, tive muita sorte em ter pessoas como Will DeWitt e Loryn Thompson prontas, dispostas e entusiasmados para assumir novas responsabilidades. Estão ansiosos por aprender e crescer, além de serem extremamente capazes.
Ter pessoas assim na sua equipa torna certamente a delegação muito mais fácil. E quando pode ser inteligente e estratégico sobre o que delega e dispensa, isso permite-lhe estar muito mais concentrado no que vai fazer fazer.
4. Identifique
Agora que já sabe o que vai fazer, delegar e dispensar, está na altura de começar a organizar-se quando você vai realmente fazer as coisas.
Antes de se sentar e começar a bater freneticamente no teclado como se fosse o Bruce Todo-Poderosoé melhor organizar-se.
Sim, organizar-se requer algum tempo.
E sim, o tempo é o que está a escassear para si neste momento.
Assim pode pensar:
“Não tenho tempo para brincar com o meu calendário e a minha lista de tarefas. Preciso de começar a trabalhar, pá!”
Mas este é um passo atrás que o vai ajudar a dar dois, três, quatro passos em frente à medida que avança nos seus dias. É menos um gasto de tempo e mais um investimento – e vai compensar.
A seguir, vamos planear o que vai fazer durante cada um dos blocos de tempo. Essa é a chave #5. Mas há um passo que tem de vir antes desse: identificar efetivamente os blocos de tempo que tem disponíveis para trabalhar.
Fazer isto ajuda imenso.
Um dos maiores desafios que encontrei ao fazer a transição de um dia de trabalho quase ininterrupto durante o horário normal de expediente para sessões de trabalho dispersas a qualquer hora do dia, quando as conseguia encaixar, foi a sensação de desorganização.
Mas reconhecer os blocos de tempo consistentes que eu tinha – com os quais podia contar – ajudou-me a relaxar e a encontrar ordem dentro do caos.
- Eu sabia que podia levantar-me cedo e trabalhar em paz e sossego durante 90 minutos.
- Sabia que podia ter dois blocos de tempo de 60-90 minutos durante o dia enquanto a minha filha dormia a sesta, assim que finalmente descobrisse como fazer com que ela dormisse a sesta no berço e não no carrinho de bebé. (E até podia programar chamadas ou gravações de podcasts para estas janelas, uma vez que eram algo normal no dia a dia).
- Sabia que podia verificar o correio eletrónico e fazer algumas tarefas urgentes/importantes ao almoço, enquanto a minha mulher estava em casa, e depois na meia hora em que ela regressava a casa depois do trabalho.
- Sabia que podia ter o tempo que precisasse depois do jantar… embora tentasse não abusar disso e ficar acordado até muito tarde, uma vez que, voltando ao primeiro ponto acima, também queria levantar-me cedo.
- E, finalmente, sabia que podia trabalhar essencialmente a tempo inteiro, mais um extra aos fins-de-semana.
Estes tornaram-se blocos de tempo que podia colocar no meu calendário. Só precisava de preencher as tarefas que iria realizar em cada um deles.
Este processo tem ajudado muito a ancorar o meu dia e a evitar que me sinta sobrecarregado.
5. Planear
Dito isto, continuo a sentir-me inevitavelmente sobrecarregado. 🙂
Mas assim que identifiquei o que estava a causar esse sentimento, tornou-se mais fácil superá-lo.
Aqui está o que eu percebi …
Sempre que me senti sobrecarregado, foi porque deixei passar um bloco de tempo sem realizar algo específico e importante. Depois, passava o trabalho extra para o bloco de tempo seguinte ou para o fim de semana (ugh), o que me levava a sentir que tinha demasiado para fazer e que não conseguiria fazer tudo.
A solução é sempre simples: reservar algum tempo para planear o que vou fazer em cada bloco de tempo, para que, assim que comece, possa começar a trabalhar em vez de tentar perceber o que vou fazer.
Isto pode parecer-lhe um passo extra.
Não pode simplesmente tirar alguns minutos no início de cada bloco, rever a sua lista de tarefas, escolher o item mais importante e começar a trabalhar?
Talvez. Talvez isso funcione para si. Mas sei que para mim não funciona.
A vontade de ver o e-mail, o Twitter ou abrir o Feedly é sempre forte quando me ponho em frente ao computador. FoMO é uma droga dos diabos. 😉 E se antes tinha um pouco de tempo livre no meu dia para cair em buracos de coelho, agora já não tenho.
Se souber exatamente no que vou trabalhar quando me sento ao computador, começo a trabalhar. Isto garante que faça progressos significativos em algo que seja importante.
Então, e só então, se eu terminar e tiver tempo extra no final do bloco de tempo, posso fazer uma verificação rápida do correio eletrónico, das redes sociais e das notícias. Nessa altura, não tenho de me preocupar em perder muito tempo com potenciais buracos de coelho, porque já verifiquei um item importante … e porque as filhas bebés a gatinhar/chorar/fofinhas são o melhor antídoto para qualquer buraco de coelho tolo. 😉
6. Concentre-se
Como pode ver, cada chave baseia-se nas anteriores.
As primeiras cinco chaves – comunicar, estabelecer prioridades, decidir, identificar e planear – conduzem todas a uma direção muito específica que lhe permite concentrar-se em fazer o trabalho importante, mesmo quando a sua agenda está desorganizada.
E cada uma dessas chaves não tem sentido se não for suficientemente disciplinado para se concentrar.
Por isso, faça o que tiver de fazer para garantir que a sua atenção se mantém focada na direção em que deve estar durante os seus blocos de tempo.
Como mencionei, identificar primeiro a atividade específica em que vou trabalhar durante cada bloco de tempo ajuda-me a concentrar.
Aqui estão algumas outras técnicas mais subtis que também o ajudaram:
- Remover o ícone da aplicação Twitter da doca do meu ambiente de trabalho Mac
- Colocar o meu telemóvel noutra divisão
- Desligar o Slack, ou pelo menos adiar as notificações
- Usar auscultadores e ouvir música se não estiver a escrever (uma vez que não consigo escrever com música)
- Sair de casa, se as distracções da noite ou do fim de semana forem demasiado grandes
Estas são apenas algumas técnicas que têm funcionado para mim.
Ajudou o facto de eu ter tentado ser brutalmente honesto comigo mesmo. E, embora pareça uma parvoíce ter de esconder o ícone do Twitter de mim próprio, sei que vou consultá-lo menos sem aquela pista visual no canto do olho quando olho para o ecrã. Por isso, vale a pena.
Não tenho minutos, nem mesmo segundos, para desperdiçar neste momento. Tenho de proteger a minha concentração.
Por isso, se alguma vez se encontrar numa situação de destruição de agenda como a que eu estou a viver, seja brutalmente honesto consigo mesmo.
Que mudanças pode fazer, mesmo que sejam pequenas, que irão eliminar potenciais distracções e ajudá-lo a concentrar-se?
Sem concentração, nunca conseguirá fazer o suficiente.
7. Seja gentil
Finalmente, não se esqueça de ser gentil … especialmente consigo próprio.
Compreenda que não é o Super-Homem nem a Mulher Maravilha. Não pode fazer tudo.
Defina expectativas realistas para si próprio e, em seguida, trabalhe para as ultrapassar. A confiança que ganha ao fazê-lo irá impulsionar a sua produtividade no futuro.
Compreenda também que as transições podem demorar algum tempo.
Quando está habituado a ter oito horas de trabalho ininterrupto durante os dias úteis, e esse tempo é cortado e espalhado ao longo da semana, vai ter um período de adaptação. Por isso, quando inevitavelmente tropeçar um pouco e tiver dificuldade em igualar os seus níveis de produção anteriores, tenha um pouco de compaixão por si próprio.
E seja gentil com aqueles que o seu ajustamento de horário também afecta – o que nos leva de volta ao ponto #1 acima. A comunicação é muito importante e é uma forma essencial de bondade, especialmente numa situação como esta.
É muito melhor ser franco em relação a uma mudança na sua capacidade de trabalho, ou mesmo a uma quebra de produtividade, para que os outros possam planear e preparar-se para ela. Desta forma, todos os envolvidos e afectados podem lidar com a situação da melhor forma possível, tanto a curto como a longo prazo.
Já alguma vez lidou com uma situação de alteração de horário semelhante à que descrevi aqui? Como é que lidou com ela? Que outras chaves para navegar com sucesso na mudança descobriu?
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